Det finnes i utgangspunktet to adressebøker i Outlook:
Adressebok for organisasjonen:
Det er også mulig å lage en adressebok som kun er synlig for en organisasjon. Mange har behov for dette til å legge inn adressegrupper med eksterne kontakter etc. Det er organisasjonen selv som vedlikeholder denne adresseboka.
Fremgangsmåte:
Dette beskriver fremgangsmåten for å lage og vedlikeholde denne adresselista – for de som kun skal ha tilgang til å bruke adressene for å sende mail – se egen FAQ
- Din personlige
- Den globale (felles for alle bruker på Kirkepartner plattformen)
Adressebok for organisasjonen:
Det er også mulig å lage en adressebok som kun er synlig for en organisasjon. Mange har behov for dette til å legge inn adressegrupper med eksterne kontakter etc. Det er organisasjonen selv som vedlikeholder denne adresseboka.
Fremgangsmåte:
Dette beskriver fremgangsmåten for å lage og vedlikeholde denne adresselista – for de som kun skal ha tilgang til å bruke adressene for å sende mail – se egen FAQ
- Send en bestilling til Servicedesk for å få opprettet mappen kontaktene skal legges i.
- Dette må gjøres av en leder med rollen Bestiller i IDweb
- Gi også beskjed om hvem som skal ha tilgang til å gjøre endringer i adresselista (alle i organisasjonen får automatisk tilgang til å bruke/sende til disse adressene)
- Når dette er gjort finner du organisasjonens fellesmappe nedenfor dine egne mapper i Outlook.
Hvis du ikke finner fellesmappene, klikk på ikonet i venstre side som ser ut som en rute med fire ruter inni og velg Mapper:
Det skjer av og til at disse mappene forsvinner – så det er mulig dette må gjøres flere ganger. - For at denne liste skal vises når man klikker på «Til» i en mail, høyreklikk på kontaktlista og velg egenskaper.
Gå til fanen «Outlook-adressebok»
Outlook foreslår at denne skal hete det samme som den heter i lista, men det kan være greit å endre til noe annet dersom det bare står Kontakter. Ellers kan det bli vanskelig å finne den når man skal sende mail, det er flere lister som heter Kontakter. Man kan f.eks. bruke organisasjonens navn først.
Sett hake ved «Vis denne mappen som en adressebok for e-post».
Klikk OK
- Nå skal det legges inn kontakter og kontaktgrupper ved hjelp av disse ikonene.
Start med å legge inn alle mailadresser ved å klikke på «Ny kontakt», legg inn en og en.
NB: ikke legg inn brukere som eksisterer i Global adresseliste – de kan hentes fra den og rett inn i gruppene.
Tips: har du disse i din personlige adressebok, kan du gå dit og klippe dem ut (ctrl+x) og lime inn (ctrl+v) her. Ikke kopier fra Global adresseliste, disse kan hentes inn i gruppene.
Det kan legges inn mye informasjon på dette kontaktkortet, men det viktigste er «Fullt navn» og «E-post». Det kan kanskje være nyttig med «Firma» og «Stilling», men det avgjør du selv.
Fyll inn feltene (de merket med rødt). Feltene «Arkiver som» og «Vis som» fylles ut automatisk.
Til høyre vises et «visittkort» som viser all informasjon på kontaktkortet.
Klikk på ikonet «Lagre og lukk» oppe til venstre.
Legg inn alle mailadressene på samme måte.
Hvordan få adressene inn i grupper.
Opprett en kontaktgruppe.
Gi gruppen et navn, og klikk så på «Legg til medlemmer» for å legge inn adressene.
Velg «Fra Outlook-kontakter» eller «Fra adressebok» for å legge inn eksisterende kontakter:
Klikk på adressebok og endre til den adresseboka du har laget (Organisasjonens kontakter), eller til «Global adresseliste» (alle adresser på Kirkepartner Basis).
Du får nå opp alle adresser i denne adresseboka, og gruppen du holder på å legge inn medlemmer i (denne er merket med fet tekst).
Velg de(n) adressene du vil legge inn i gruppen og klikk på «Medlemmer» (eller dobbeltklikk på adressen), slik at adressen havner i feltet nederst. Du kan legge inn flere ved å klikke på dem, de vil skilles med semikolon (;) i feltet nederst.
Klikk OK.
Klikk «Lagre og lukk»
Du kan selvsagt også legge mailadresser direkte inn i gruppen uten å legge dem inn først, men da får du ikke sendt til denne personen alene (anbefaler at du legger inn vedkommende som kontakt først). Stå i gruppen og velg «Legg til medlemmer» og «Ny e-postkontakt».
Merk at hvis du setter hake ved «Legg til i kontakter» kommer denne adressen i din personlige adressebok. Du kan jo evt. flytte over til organisasjonens adressebok etterpå (se foran). Hvis du ikke setter hake, vil adressen bare eksistere i gruppen.
Det ser nå slik ut:
- Rettigheter
Det er mulig å gi enkelte brukere rettigheter til å endre/legge til i denne adresseboka, og andre brukere kun «lesetilgang». Standard er at alle har mulighet til å se og bruke lista, så dersom noen skal kunne endre den, gi beskjed om dette i en mail til Servicedesk.