Visninger:

KS SvarUt Webportal

Logg på KS  https://svarut.ks.no/ og velg meny «Send forsendelse»

  1. Trykk på den røde knappen: Start ny forsendelse
    Huk av «Vis avanserte valg»

  1. Velg «send til en eller fler mottakere» ved manuell innleggging. Velg «sendt med Excel adresseliste» om du skal laste ned mottakerlisten fra Excel.
     
  2. Registrer Tittel, eks. «Signering av ansettelsesavtale». Tittelen vil være den som mottaker også vil lese i utsendelsen og få opp i for eksempel Digipost. Om du ikke sender med et eget følgebrev er det viktig at denne tittelen gir godt informasjon til mottaker.
  1. Velg «avanserte valg»

Forsendelsesinformasjon er felles for alle mottakere i listen. Dette betyr at Tittel, Kun digital forsendelse, Konteringskode og Printkonfigurasjon er den samme i alle forsendelser når man skal sende til flere mottakere. Hvis man endrer denne informasjonen før forsendelsene sendes vil dette trå i kraft i alle forsendelsene.

  1. Om ikke mottaker leser utsendelsen digitalt vil forsendelsen etter to virkedager bli sendt til trykk og papirutsendelse med Posten Norge. I tilfelle bør mottaker da få beskjed om å signere med penn og returnere dokumentet til en fastsatt returadresse. Om du ønsker at kun digitalforsendelse, og signering, skal finne sted kryss da av for «Kun digital forsendelse.
     
  2. Kryss av for «signeringsoppdrag»
     
  3. Vi har allerede valgt «nivå 4 innlogging. Du trenger derfor ikke krysse av her.
     
  4. Velg «ikke valgt» på forsendelsestype
     
  5. Konteringskode:
    DETTE ER ET VIKTIG PUNKT!!! Konteringskode = organisasjonsnummer til menigheten/fellesrådet/enheten. Det må skrives inn manuelt for hver utsendelse og stå FØRST i feltet (9 siffer). Organisasjonsnummeret/enheten/menigheten må være registrert som kunde hos Kirkepartner. Dersom organisasjonsnummer ikke er utfylt tilkommer det gebyr! Etter org nummeret kan en ha en intern fakturareferanse.     Konteringskoden identifiser faktureringskonto forsendelsen skal knyttes til. Feltet kan inneholde opp til 20 tegn.


  1. Velg avsender

  1. Last opp dokument(er)
    Last opp pdf-dokument som skal signeres  og evt. følgebrev
  1. Signaturtype
    Avsender kan velge sikkerhetsnivå på signeringen. Difi anbefaler offentlige virksomheter å bruke autentisert signatur ettersom det er billigere og oppfyller de kravene som blir stilt i offentlig sektor.
  1. Fil
    Velg hvilken fil som skal signeres av de du lastet opp i punkt 11
  1.  Nivå 4 er valgt.
  1. Registrer mottaker
    Registrer mottaker enten manuelt, hver enkelt, eller last inn Excel fil over mottakere.
  1. Start utsending ved å klikke på boksen.

Mottaker får opp dokumentet og kan velge mellom å signere eller avvise. Dersom mottaker signerer opprettes det en ny forsendelse til det organisasjonsnummeret som er oppgitt i forsendelsen.

Dersom mottaker avviser oppdraget vil oppdraget ikke være mulig å signere på nytt. Dersom mottaker avbryter (lukker nettleser e.l.) er det likevel mulig å signere gitt at gyldigheten på signeringsoppdraget ikke er utløpt.

Oppdragsgiver vil bare få forsendelse i retur dersom mottaker signerer forsendelsen og kan sjekke status på om oppdraget er avvist.

Du kan senere følge med på status for utsendelsen ved å gå til «forsendelser» i hovedmenyen. Signerte dokumenter i retur vil også kunne hentes ned her i fra:

Nøkkelord: eSignering,signering,digital,svarut,svar ut