Kirkepartner har avtale om å bruke tjenesten SvarUt fra Kommunenes sentralforbund for å ekspedere direkte til digital postkasse. Det betyr at utgående dokumenter fra oss vil kunne ekspederes direkte til Digipost, eBoks eller Altinn for privatpersoner, og Altinn for virksomheter, når SvarUt brukes som ekspederingskanal. Dette vil gi sikker digital ekspedering for dokumenter som er unntatt offentlighet, deriblant dokumenter med sensitive personopplysninger.
Alle ansatte vil kunne bruke denne ekspederingskanalen om de er Public 360 bruker.
Som bruker i Public 360° må du være klar over følgende når SvarUt tas i bruk:
-
Fødsels- og personnummer, eller organisasjonsnummer må være korrekt registrert på kontakten det skal ekspederes til. Sifrene må legges inn uten mellomrom.
-
Ekspederingskanalen «SvarUt» blir mulig å velge når man bruker ekspederingsfunksjonen i Public 360°. Når man velger ekspederingskanal vil man få følgende valg: Epost, SvarUt og Utskrift. Se skjermbilder nedenfor for hvordan man ekspederer til SvarUt.
-
Dokumenter som sendes via SvarUt går automatisk til den digitale postboksen som brukeren har valgt, Digipost, eBoks eller Altinn. Mottaker får varsel på epost eller SMS, alt etter hvordan vedkommende har valgt å få varsel om nye dokumenter i sin digitale postboks.
-
En status i Public 360° vil vise om dokumentet er lest av mottaker. Det vil også være mulig å hente ut en mer detaljert logg fra SvarUt, ved behov, for de som har tilgang til SvarUt webportalen.
-
Dersom dokumentet ikke er lest i postboksen etter to virkedager, går det automatisk til en utskriftstjeneste som skriver ut og sender dokumentet fysisk i posten. Det gjelder ikke privatpersoner som har akseptert mottak av digital post via eBoks eller Digipost. Her vil posten ikke bli ettersendt på papir. Når det gjelder virksomheter, vil dokumentene ikke bli sendt til utskrift, da virksomheter ikke kan reservere seg fra digital kommunikasjon.
-
Dersom det ikke er påført fødsels- og personnummer eller organisasjonsnummer på kontakten, og SvarUt likevel brukes som ekspederingskanal, sendes dokumentet direkte til utskriftstjenesten som utfører resten av forsendelsen med fysisk post. Da er det viktig at korrekt postadresse er registrert på kontakten i Public 360°. Dokumenter blir skrevet ut i farger.
Kostnadene for implementering av SvarUt, og fremtidige driftskostnader for ekspedering av dokumenter digitalt og via utskriftstjenesten: Ved at leverandøren av utskriftstjenester sender brev i stort kvanta, vil portokostnaden og behandlingskostnaden ved bruk av SvarUt likevel ligge lavere enn lokal frankering med frankeringsmaskin. Mer informasjon fra Kirkepartner ligger også på intranettet: https://intranett.kirken.no/nb/styring-og-organisasjon/rad-og-enheter/finn-enheter/kirkepartner/aktuelt/ksfiks
Nedenfor følger en kort beskrivelse av hvordan man ekspederer med SvarUt.
Hvordan ekspedere med SvarUt
Når dokumentet er ferdig (godkjent), klikk på "Ekspeder"
Velg ekspederingskanalen «SvarUt» i dialogboksen som åpner seg, og klikk «Ekspeder»
Du får melding om at dokumentet ekspederes. Dokumentet får samtidig status «Journalført».
Dokumentet er nå ekspedert til mottakerens digitale postboks, her vist i Altinn: