KS Svar ut

Dette er bruksanvisningen for hvordan vi kan få sendt ut brev via masseutsendelser i KS SvarUt når det ikke går via Pulic 360 eller annet fagsystem 

Konfigurasjon av konto og tilgang: 

Eksemplene under er fra Fornebulandet menighet. Fellesrådet må ha bestilt og fått satt opp enheten i KS svar ut, samt opplyst om hvem som skal ha tilgang. For bestilling send epost til kunde@kirkepartner.no. For eksisterende kunder kan en melde ut og inn nye brukere ved å melde dette skriftlig til Servicedesk av den som har bestillingsmyndighet.  

Start utsending:  

1. Logg inn på: https://svarut.ks.no/ 

Log inn via knappen Logg inn 

Du må ha rettigheten «Sende», eller fulle rettigheter. Her velger du funksjonen «Send forsendelse». 

 

2. Trykk på Send forsendelse 

 

Du får først en liten meny, med fem menyvalg: 

• Send til en eller flere mottakere, uten egen adresseliste 

• Send til flere mottakere, med adresseliste 

• Send forskjellige dokument til hver mottaker, med adresseliste 

• Importér ferdig pdf-fil, som genererer enkeltforsendelser med adresseliste 

I tillegg er det mulig å vise avanserte valg. 

Trykk på den røde knappen: Start ny forsendelse 

Huk av «Vis avanserte valg» 

 

Send til en eller flere mottakere, uten egen adresseliste: 

Dersom du skal sende en forsendelse til kun én mottaker, eller et fåtall mottakere, kan du gjøre dette ved å velge første menyvalg. Du får da følgende skjermbilde: 

 

Skjermbildet er tredelt: 

1. Registrer forsendelsesinformasjon 

Først gir du forsendelsen en tittel. Det er denne som kommer frem i varselmeldingene som mottaker får på SMS og/eller epost. Deretter laster du opp én eller flere filer som skal sendes til mottakerne. Disse må være i pdf-format, dersom du ikke velger å sende «kun digitalt», nærmere forklart under «Avanserte valg». Dersom du har tilgang til å sende på vegne av flere avsendere, må du velge hvilken avsender du skal sende fra. Du må også bestemme hvordan forsendelsen skal skrives ut, dersom den skal gå som brevpost. Dersom du skal skrive ut en side på giroark, må du angi hvilken side dette gjelder. 

2. Registrer mottaker 

Deretter registrer du de enkelte mottakerne. Du må først bestemme om mottaker er en organisasjon eller en privatperson, og deretter fylle ut henholdsvis organisasjonsnummer eller fødselsnummer. Dersom du ikke fyller ut dette feltet vil forsendelsen gå direkte til utskrift og deretter som brevpost. 

Dersom du har angitt et organisasjonsnummer kan du klikke på knappen [Hent info]. SvarUt vil da gjøre oppslag i Enhetsregisteret og finne navnet og adressen som er registrert der. Du kan gjerne overskrive denne, dersom det er nødvendig. 

Dersom du har angitt et fødselsnummer kan vi ikke gjøre oppslag. Du må da selv fylle ut navn- og adresseinformasjon. 

Klikk deretter på [Legg til mottaker]. Informasjonen legges da i adresselisten og du kan registrerer ny mottaker. 

Når alle mottakere er registrert 

Først legger du inn dokumentene som skal sendes og bestemmer hvordan dette skal håndteres av SvarUt. Deretter legger du inn mottakerne. Du kan alternativt lage en adresseliste og legge inn denne. Nederste del av skjermbildet viser en oversikt over mottakerne. 

Alle felter som har gul bakgrunn er obligatoriske. De øvrige er valgfrie.  

I øverste del klikker du først på [Start ny forsendelse], dersom du ikke vil bygge videre på forrige forsendelse. 

Først gir du forsendelsen en tittel. Det er denne som blant annet kommer frem i varslene som kommer på SMS og/eller epost hos mottakerne. 

Du legger inn dokumentene som skal sendes. Husk at det kun kan benyttes pdf-filer dersom forsendelsen skal kunne sendes som brevpost. Du kan legge inn så mange filer som du har behov for. 

Sett kryss ved «Kun digital forsendelse» dersom denne ikke under noen omstendighet skal skrives ut og sendes som brevpost. Hvorfor skal du sende «kun digitalt»? Det kan være aktuelt i de tilfeller hvor informasjonen ikke er så viktig at du ønsker å betale for utskrift og porto. Dersom det er avtalt med mottaker kan dette også være en sikker måte å sende filer i andre formater enn pdf. 

Dersom forsendelsen inneholder personsensitiv informasjon som krever sikkerhetsnivå 4, krysser du av for det. Merk da at også du da må være innlogget i SvarUt gjennom en elektronisk id som godkjent for sikkerhetsnivå 4. Det betyr i praksis at du ikke kan logge inn ved hjelp av MinID for å kunne merke en forsendelse med krav til sikkerhetsnivå 4. 

ALLE må benyttes konteringskode på hver enkelt forsendelse for å kunne fordele kostnader for print og porto mellom ulike enheter i kirken i ettertid. Konteringskode = organisasjonsnummer til menigheten/enheten. Det må skrives inn manuelt for hver utsendelse og stå FØRST i feltet (9 siffer). Organisasjonsnummeret/enheten/menigheten må være registrert som kunde hos Kirkepartner. Dersom organisasjonsnummer ikke er utfylt tilkommer det gebyr. Flere fellesråd har også flere avsendere, vanligvis én for forsendelser som kommer fra sak/arkivsystemet, kanskje en for forsendelser fra gravferd, osv. Du må da velge å sende på vegne av en av disse. Har du bare én, velger du selvsagt denne. 

Valgene for print-konfigurasjonen er stort sett selvforklarende. Du kan altså velge at utskriften skal skrives ut i farger eller sort/hvitt, enkel- eller dobbeltsidig og om brevposten skal frankeres som A- eller B-post. 

Det er også mulig å skrive ut på fortrykte giroark. Da må du angi hvilket sidenummer som skal trykkes på giroark. 

I neste del av skjermbildet registrerer du mottakerne. Du kan altså her registrere flere mottakere, som da får nøyaktig samme dokumenter. 

Du må angi om posten skal sendes til privatperson eller en organisasjon. Deretter fyller du ut henholdsvis det 11-sifrede fødselsnummeret eller det 9-sifrede org.nummeret, uten mellomrom. Dersom du har tastet inn et org.nummer, kan du klikke på «Hent info» for å hente adresseinformasjonen fra Enhetsregisteret. 

Du må fylle ut navn, postnummer og -sted, eventuelt også en eller flere adresselinjer. Når du er ferdig med en mottaker, klikker du på «Legg til mottaker». 

Nederst i skjermbildet kommer listen over mottakere. Her kan enkeltmottakere merkes og slettes fra listen. 

Når alt er klart klikker du på [Start utsending]. Du får da en kvittering på hvordan dette har gått. 

Send til flere mottakere, med adresseliste 

Ved å velge «Send med Excel adresseliste» i den innledende lille hovedmenyen kan du sende ut ett dokument til mange mottakere, uten å måtte registrere disse én for én. 

Men merk altså at vi med «ett dokument» altså mener dette bokstavlig. Det er nøyaktig samme fil/filer som sendes til alle. Dette må altså ikke forveksles med fletting, slik det f.eks. kan være mulig i sak/arkivsystemene. 

Den innledende informasjonen legges inn som i forrige punkt. 

 

Du får nå muligheten til å laste inn en fil som inneholder adresseinformasjonen, i stedet for å laste inn hver enkelt mottaker. 

Dersom du ikke vet hvordan denne listen skal bygges opp, kan det være en god idé å laste ned malen først. Den vil da fremkomme med følgene kolonner: 

 

Det er viktig at det ikke slettes noen kolonner, legges til noen kolonner eller at overskriftene endres. Det er for så vidt ikke noe i veien for å legge til kolonner til høyre for kolonne K, men dette vil ikke bli benyttet i forsendelsene. 

Filen kan altså se slik ut etter utfylling: 

 

Når Excel-filen er ferdig lastes denne inn i systemet ved å klikke på [Last opp liste i Excel-format]. Innholdet legger seg da i den samme listen som omtalt i forrige punkt. 

 

Her ser du at to av radene har feil. Disse må da rettes opp og du laster inn listen på nytt. 

Når alt er klart starter du utsending som i forrige punkt. 

I øvre høyre hjørne av den delen av skjermbildet som brukes for å registrere mottakerne finner du også funksjonene for å legge inn adresselister. 

Det anbefales sterkt først å hente malen. Klikk på symbolet til høyre, under teksten «Hent mal for adressefil». Som du ser er denne i Excel-format. 

Det er helt avgjørende at adressefilens struktur ikke endres! De kolonnene som er i malen må også være i den ferdige adresselisten. Rekkefølgen på kolonnene må være korrekt og overskriften må ikke endres. Det kan heller ikke settes inn nye kolonner, ei heller skjule slike kolonner. 

Vanligvis kan du ta ut adresseinformasjonen fra et støttesystem, som f.eks. Medlemsregisteret for Dnk eller fra Labora Medarbeideren. Det er da bare kunnskap om Excel som hindrer deg i tilpasse denne til malen. 

Siste kolonne, Tittel, brukes dersom du vil ha ulik tittel på forsendelsene avhengig av mottaker. Dette er en måte å kunne formidle spesifikk informasjon til mottakerne på, men hvor det ikke er nødvendig med egne dokumenter til hver enkelt mottaker. Oslo kommune gjorde det i en masseutsendelse om eiendomsskatt. Selve dokumentet var selvsagt helt identisk likt for alle mottakere, men i tittelen ble det lagt inn informasjon om den eiendommen dette gjaldt, som f.eks. «Varsel om utskriving av eiendomsskatt for 2016 for Gnr/Bnr/Seksjon: xxx/yy». 

Skal en sende post til mindreårige, for eksempel. Invitasjon til 4 års bok, kan en benytte Tittelfeltet for å skrive «foresatte til» slik at dette kommer før navnet på barnet. 

EKSEMPEL: 

4. Registrer Tittel, eks. Lys Våken- 11- åringer 2018 

 

5. Pr. Nå: Ikke kryss av på noen av feltene under. Forsendelsestype står som ikke valgt. Altså: la det bare stå som det står.  

 

6. DETTE ER ET VIKTIG PUNKT!!! Konteringskode = organisasjonsnummer til menigheten/enheten. Det må skrives inn manuelt for hver utsendelse og stå FØRST i feltet (9 siffer). Organisasjonsnummeret/enheten/menigheten må være registrert som kunde hos Kirkepartner. Dersom organisasjonsnummer ikke er utfylt tilkommer det gebyr! 

 

7. Velg avsender 

 

8. Last ned adresseliste til excel fra medlemsregisteret, Medarbeideren eller annet kildesystem 

 

 

9. Register mottaker:  

Her må navn fra Excel- listen føres manuelt over i «Registrer mottaker». Når det er gjort, trykk «legg til mottaker». Dette må gjøres med alle som skal ha brev. 

(Dette punktet er fortsatt under utvikling, slik at adresser kan overføres på en lettere måte. Om noen klarer å finne ut hvordan excel-filen fra medarbeideren kan passe inn i malen som ligger i svarut, er det bare å gi beskjed J )  

 

10. Scroll opp, se til høgre på siden, og trykk på knappen «Last opp dokument». Dokumentet må være i pdf- format. Velg også om det skal være svart/hvitt el. farge + ensidig el.tosidig. 

 

11. Scroll helt ned på siden. Trykk forhåndsvisning om du vil det. Hvis ikke; start utsending.